Bij het transporteren van grote apparaten op complexe locaties komt veel kijken. We komen graag goed voorbereid voor de dag en gaan bij complexe orders daarom vaak eerst naar de locatie toe om te kijken waar we rekening mee moeten houden. Onze collega Koen Hoijtink vertelt hoe ons vooronderzoek in z’n werk gaat en wat er allemaal bij komt kijken!
- Kun je uitleggen wat jullie precies doen tijdens een vooronderzoek?
“Tijdens een vooronderzoek bekijken we een locatie waar een levering, retournering of bijvoorbeeld een verhuizing gedaan moet worden. We doorlopen dan de complete transportroute die een apparaat moet afleggen op locatie.”
- Waarom voeren jullie vooronderzoek uit?
“Om in moeilijke situaties goed voorbereid te zijn, zodat we weten hoe lang we bezig zijn, met hoeveel mensen en welk hulpmateriaal we daarvoor nodig hebben. We voeren behoorlijk complex transport uit en schuiven het apparaat niet zomaar achter de deur bij onze klant. We zorgen ervoor dat het apparaat op de plek terecht komt waar hij ook daadwerkelijk gebruikt gaat worden. Dat kan in een kelder zijn of op de derde verdieping in een gebouw. Vervolgens sluiten we de apparatuur ook ter plekke aan.
Door een vooronderzoek uit te voeren, voorkomen we dat we vergeefs op een locatie aankomen met spullen en een klant moeten teleurstellen omdat we bijvoorbeeld de verkeerde hulpmiddelen bij ons hebben, met te weinig mensen komen of dat er de juiste vergunningen beschikbaar is.
Soms komt er dan bijvoorbeeld uit een vooronderzoek dat we de opdracht beter met een kraan uit kunnen voeren dan met een traploper via een trap. Dit lijkt soms misschien een kostbare optie, maar door de enorme tijdsbesparing die we hiermee kunnen bewerkstelligen, komt het uiteindelijk vaak juist goedkoper uit. Bovendien heeft de klant dan veel minder hinder van de werkzaamheden.“
- Hoe voeren jullie een vooronderzoek uit? – welke middelen?
“We werken met een tablet en het programma TeamHaven. Hier staan alle orders in voor onze chauffeurs en zo worden ook de vooronderzoeken ingevoerd. We gaan bij de klant naar binnen, melden ons en via de tablet doorlopen we een stappenplan waarin de chauffeur stap voor stap de transportroute moet vastleggen. De chauffeur noteert eerst de algemene informatie over de klant, en noteert vervolgens de informatie over het apparaat dat getransporteerd moet worden. Daarna doorloopt hij de interne- en externe transportweg, beschrijft hij de in te zetten materialen en hoeveel mensen er nodig zijn om het transport te laten plaatsvinden. Als laatste is leggen we de situatie ook vast op camera om er zeker van te zijn dat hij met alles rekening heeft gehouden.”
- Hoe zorg je ervoor dat de kwaliteit van het vooronderzoek wordt gewaarborgd?
“We sturen altijd iemand naar een vooronderzoek toe die ervaring heeft met eenzelfde type levering. Diegene weet wat voor type apparaat er geleverd wordt en waar rekening mee gehouden moet worden. De dag na het vooronderzoek wordt door een collega van de planning het vooronderzoek doorlopen en als hij vragen heeft schakelt hij met de chauffeur die op locatie is geweest. Vervolgens wordt het document naar de opdrachtgever gestuurd. Daarna kan de opdrachtgever de order gaan inplannen aan de hand van ons vooronderzoek.”
- Bij wat voor type opdrachten voeren jullie vooronderzoek uit?
“We doen alleen vooronderzoek bij complexe opdrachten. Bij ongeveer 1% van de orders die we dagelijks verwerken gaan we eerste naar de locatie toe om de transportroute te bekijken.”
- Hoe lang duurt voordat jullie een complexe klus kunnen inplannen en uitvoeren?
“Dat hangt heel erg van de order af. Een gemiddelde order, zonder bijzonderheden, kunnen we gewoon een dag voor de levering plannen. Bij klussen waar speciale hulpmaterialen aan te pas moeten komen, zoals een kraan of een vergunning die geregeld moet worden, duurt dat langer.
Wij geven altijd aan in het vooronderzoek hoe lang van tevoren een opdrachtgever een order bij ons moet melden. Uiteindelijk bepaalt de opdrachtgever altijd wanneer hij de apparatuur op locatie wilt hebben en zorgen wij ervoor dat dit zo voorspoedig mogelijk kan verlopen.”