In gesprek met de Orderdesk van Eijgenhuijsen Precisievervoer bv.
Bij het transporteren van grote apparaten op complexe locaties komt veel kijken. We komen graag goed voorbereid voor de dag, en daarom is het ook zo belangrijk om het juiste gewicht van de apparaten vooraf te weten. Collega Chantal Božić – Woudsma, coördinator Orderdesk, vertelt waarom het juiste gewicht van groot belang is. “Wanneer een apparaat op transport gaat is het voor de planning, de vervoerders, de uitvoering en voor het gebruik van het juiste hulpmateriaal belangrijk om het juiste gewicht te weten.”
Bij de Orderdesk worden vanaf het moment dat een order binnenkomt, tot het moment dat het apparaat het warehouse verlaat de orders in de gaten gehouden. Veel klanten sturen digitaal aan en leveren hun orders via een standaard bestand aan. Nieuw te leveren items gaan veelal voorzien van een correct gewicht het systeem in, maar wanneer een oude machine opgehaald moet worden gaat dat niet altijd goed. Dan is er vaak verschil in gewicht.
Voor de planning en de vervoerders is het belangrijk om te weten hoe groot en hoe zwaar de te vervoeren apparaten zijn om ruimtegebrek in de vrachtwagens te voorkomen. Er is een groot verschil in plannen wanneer er 20 apparaten van 40kg opgehaald moeten worden of 20 apparaten van 100kg. Ook bestaat een apparaat meestal uit een mainunit en toebehoren. De toebehoren kunnen grote uitsteeksels zijn die veel ruimte in beslag nemen, maar ook meer wegen dan gedacht. Het is erg belangrijk om dit vooraf te weten. Als de opdrachtgever correct aanstuurt dan kan er ook correct ingepland worden. Dan wordt er bijvoorbeeld een grotere vrachtauto en voldoende tijd op locatie ingepland.’
Ook voor de uitvoering is het belangrijk om vooraf het juiste gewicht te weten. ‘Standaard gaan wij met 2 medewerkers op pad naar de afleverlocatie. Zij zetten het product dan samen op de werkplek. Als het verkeerde gewicht doorgegeven wordt kan het zijn dat het apparaat te zwaar is om hem met twee medewerkers te verplaatsen, met als gevolg dat het niet op de juiste plek afgeleverd kan worden.’
Bij het vervoeren en afleveren wordt vaak met hulpmaterialen gewerkt. Denk hierbij aan steekwagens, transportkooien en traplopers. Wanneer een product ingepland wordt met een gewicht van 100 kilogram, maar het uiteindelijk 200 kilogram blijkt te wegen heeft dit ook gevolgen voor het hulpmateriaal dat wel of niet gebruikt kan worden. ‘Denk hierbij aan een steekwagen die niet het juiste draagvermogen heeft, of een verkeerde traploper die meegenomen wordt.’
Er wordt altijd gevraagd naar het totaalgewicht van het product. Wanneer een klant digitaal een order plaatst, wordt daar waar mogelijk ook altijd gechecked of het gewicht wel correct ingevoerd is. Er wordt dan een check gedaan in de orderhistorie van hoe het apparaat ooit geleverd is om het totaalgewicht te achterhalen. Want nog vaak wordt er alleen het gewicht van de mainunit aangestuurd en zitten er fysiek ook nog toebehoren bij; denk hierbij aan een finisher, paperbank etc.’ Toch komt het ook nog voor dat de chauffeur er op locatie pas achterkomt, dat het product zwaarder is dan aangestuurd en dat de opdracht voor retourhaling niet uitgevoerd kan worden. Er had bijvoorbeeld extra versterking mee moeten gaan of hij had een ander hulpmiddel mee moeten nemen. Dit heeft tot gevolg dat er opnieuw een afspraak gemaakt moet worden voor ophaling. Zonde!
Weegmethodes
Bij Eijgenhuijsen wordt gebruik gemaakt van weegschalen waar de machines opgereden kunnen worden. ‘Het is een plateau waar de machines opgezet kunnen worden. Deze staat nu alleen in Ruurlo in meerdere gebouwen, maar binnenkort ook in Den Bosch.’ Ook wordt gebruik gemaakt van pompwagens met een weegsysteem. Deze pompwagens zijn speciaal aangeschaft. ‘Wanneer een vrachtwagen voor een dock staat om te laden, dan wordt de pallet op de pompwagen gecheckt of het klopt met het gewicht dat op de bon staat.’ Ook de heftrucks zijn voorzien van een camera en van een weegelement. Met de camera kan gekeken worden welk gewicht er op de pakbon vermeld staat, al voordat het apparaat uit het warehouse gehaald wordt. ‘In het warehouse worden alle apparaten voorzien van een grote sticker met hierop het gewicht. Zo kunnen wij snel schakelen en in de gaten houden of het gewicht op het apparaat klopt met het gewicht in de order.’
Niet alleen voor een juiste orderafhandeling is het op voorhand weten van het juiste gewicht van groot belang. ‘Stel er staat een machine in de vrachtwagen en deze wordt aangestuurd als 80 kilo, maar hij weegt eigenlijk meer omdat er bijvoorbeeld ook een finisher bij zit die niet meegestuurd wordt. Als de machine dan op een of andere manier schade oploopt, dan wordt deze via schadeafhandeling vergoed voor 80 kilo.’