Om het transport en leveringen on site van Eijgenhuijsen in goede banen te geleiden, zijn er elke dag veel chauffeurs onderweg. Maar die chauffeurs rijden niet zomaar. Er zijn achter de schermen elke dag veel collega’s druk met de voorbereidingen van een rit. De afdelingen warehouse, orderdesk, administratie en planning werken nauw met elkaar samen. Vandaag lopen we mee met Koen Hoijtink, op de afdeling planning, die sinds kort met een nieuw plansysteem werken.
AUTOMATISEREN
‘Het nieuwe plansysteem is voor ons op maat gemaakt. Het is standaard ingeregeld.’ Alle beschikbare vrachtwagens worden automatisch met hun vaste chauffeurs ingedeeld. Een chauffeur of vrachtwagen die niet beschikbaar is wordt ook niet weergegeven. ‘Dit systeem verzamelt data waardoor we ons plansysteem continu verder automatiseren. In ons plansysteem zit ook de aansturing van alle hulpmiddelen gekoppeld en is het vanzelfsprekend gekoppeld aan ons track-en-trace systeem. Vergeleken met het oude systeem kunnen we nu veel sneller schakelen met onze chauffeurs en teams on site.’ Het systeem is gemaakt in hetzelfde programma als waar de chauffeurs mee werken. Zowel de planners als de chauffeurs zijn meteen op de hoogte van een wijziging in de route.
SAMENWERKING
Een planner krijgt input van verschillende afdelingen. In een gezamenlijke agenda worden alle bijzonderheden per dag vermeld en door de planning nauwlettend in de gaten gehouden. ‘Elke ochtend heb ik contact met de coördinator Planning en met onze afdelingen warehouse en orderdesk. We nemen bijzonderheden door van de vorige dag en avond. Onze routes worden nagenoeg allemaal in de avond geladen. Overdag zijn er een drietal check momenten op de afdeling planning en wordt de status van de ritten en werkzaamheden besproken. Ook bekijken we de actuele forecast voor de volgende dag, wat belangrijk is bij het opzetten van de planning voor de volgende dag. Om 16:00 uur volgt het overdracht overleg met de voormannen van de avonddienst om alle bijzonderheden en aansturing van de hulpmiddelen voor de volgende dag te bespreken. Dit is van groot belang omdat wij hoogwaardige producten vervoeren en veelal grote projecten uitvoeren. We zijn vooral actief voor diverse opdrachtgevers in de officemarkt en daarnaast bestaan onze werkzaamheden uit het leveren en installeren van hoogwaardige materialen uit diverse marktsegmenten waar een toegevoegde waarde op locatie wordt gevraagd.’
Onze mensen zijn breed opgeleid met velen een eigen specialisme, die door trainingen continu up-to-date worden gehouden. We hebben bij het plannen van de ritten dus met meerdere aspecten te maken, de efficiëntie van de rit maar met name ook tijdsduur en hoeveelheid medewerkers per klus. Ook voeren we grote uitrollen en projecten uit en zijn onze medewerkers meerdere dagen on-site. Onze planners hebben dus intensief contact met onze medewerkers en de routes worden dan ook continu gemonitord
De planning is ook op de hoogte van welke chauffeur het vooronderzoek heeft gedaan op locatie. ‘We plannen dan dezelfde medewerker die het vooronderzoek heeft gedaan in voor de levering.’ De chauffeurs hebben zelf veel contact met de opdrachtgevers. Voor aankomst bellen ze rechtstreeks met de eindklant als ze in de buurt zijn.
Koen Hoijtink (34) is sinds 2006 werkzaam bij Eijgenhuijsen en is begonnen als planner binnenland. Tegenwoordig stuurt hij de dagelijkse planning aan en rapporteert aan de Coördinator planning en transport. Koen is verder verantwoordelijk voor het inregelen en begeleiden van grote projecten en uitrollen voor de opdrachtgevers en coördineert de dagelijkse operationele werkzaamheden binnen de afdeling planning. Daarnaast plant hij de buitenlandritten en leveringen on-site.