Het voelt een beetje ongemakkelijk om het als perfectionistisch ingestelde precisievervoerder over faalkosten in de logistiek te hebben. Maar juist omdat wij ze zo graag vermijden voor onze klanten – en u ook nemen we aan – staan we toch even stil bij enkele netelige praktijksituaties. Leren van andermans fouten is immers nog altijd goedkoper dan zelf opdraaien voor onnodige kosten.
Begin met goede klantafspraken
Een van de kenmerken van precisievervoer is een uitgekiend logistiek proces. Van warehousing tot werkpleklevering, alles wordt tot in de details op elkaar afgestemd. Het laatste wat je dan wilt is dat de klant, in ons geval meestal de klant van de klant, niet aanwezig is op de plaats van aflevering. Met twee man en een vrachtwagen voor een gesloten deur staan is namelijk een dure grap, waarbij het lachen je snel vergaat. Met goede klantafspraken is dit natuurlijk eenvoudig te voorkomen. Een aflevering of retouropdracht waarbij de klant wél aanwezig is maar niet op de hoogte, lijkt minder vervelend. Toch zorgt ook deze situatie vaak voor faalkosten. Er gaat in het gunstigste geval onnodig veel tijd verloren maar erger komt ook voor: er zijn geen voorbereidingen getroffen voor de soms ingrijpende activiteiten op de werkplek.
Maak een goede inschatting van de situatie
Dat brengt ons bij het volgende vergeefse vervoer: een verkeerde inschatting van de situatie tijdens een werkpleklevering of ophaling. Een apparaat of machine blijkt niet in een lift te passen of over de trap naar boven of beneden te kunnen worden verplaatst. Met als gevolg dat onze vervoerders onverrichter zaken terug moeten. De oplossing? Maak afspraken met iemand die op de hoogte is van de situatie ter plekke en stel de juiste vragen. Is de situatie complex of niet zelf in te schatten? Bespaar dan niet op een site survey. Daarmee laat u niets aan het toeval over en ligt de verantwoordelijkheid voor een succesvolle aflevering volledig bij de logistieke partner.
Zorg voor een vakkundige voorbereiding
Andere veel voorkomende oorzaken van een vergeefse levering en dus faalkosten in de logistiek zijn:
- het ontbreken of het niet op orde zijn van vergunningen
- een financiering die niet rond komt terwijl de apparatuur al onderweg is
- een retourtraject dat niet slaagt omdat de bestaande apparatuur nog operationeel is of omdat de nieuwe apparaten nog niet beschikbaar zijn
- De levering en installatie van machines sluiten niet op elkaar aan waardoor technici onnodig staan te wachten
Het klinkt als een open deur, maar een goede voorbereiding is echt het halve werk en kan een vracht aan onnodige kosten besparen.
Vergeefse levering is een dure levering
Wanneer er sprake is van een vergeefse levering buiten de schuld van de logistieke dienstverlener worden de gemaakte faalkosten doorbelast. En die rekening kan tussen de 60 en 100% van de originele leverkosten bedragen. Bovenop de daadwerkelijke leverkosten. U voelt het al: dat kan behoorlijk zwaar drukken op de transportkosten.
Werk uitsluitend met professionals
Tot zover denkt u wellicht: dit overkomt ons niet. Maar faalkosten kunnen ook in een ander hoekje zitten. Schade bijvoorbeeld. Dan heb je de directe faalkosten en de faalkosten die voortvloeien uit verkeerd handelen. Deze kosten noemen wij ‘vergeten’ faalkosten, omdat er
dan veel extra tijd gaat zitten in herstel, verzekeringswerk et cetera. Nog even los van het wachten op nieuwe apparatuur met alle gevolgen van dien. Of het risico van onvoldoende verzekerd zijn. Bedenk dat vervoerders vaak een maximale aansprakelijkheid kennen, gebaseerd op een bedrag per kilo. Bij waardevolle apparatuur is het afsluiten van een all-risk verzekering geen overbodige luxe. Vandaar ons advies: werk altijd met logistieke professionals die verstand hebben van uw apparatuur. Die weten waar de kwetsbaarheid zit. Die zich niet laten afschrikken door een steile trap of een nauwe doorgang. Die beschikken over de juiste transport- en hulpmiddelen voor een correctie werkpleklevering. Die de technische kennis hebben om een apparaat of machine ter plekke aan of af te sluiten. En die beseffen dat ze niet komen afleveren maar overdragen. Daarmee is niet gezegd dat er nooit fouten worden gemaakt, maar wel dat u daarmee de kans op faalkosten enorm verkleint.
Eijgenhuijsen bv Precisievervoer: de logische keuze.
Staat het terugdringen van faalkosten in het logistieke proces binnen uw organisatie hoog op de agenda? En bent u geïnteresseerd in onze visie en aanpak om dit te realiseren? Neem dan vrijblijvend contact met ons op: m.reurink@eijgenhuijsen.nl.